Politique de confidentialité - Karate Canada

Politique sur la protection des renseignements personnels

Introduction

Organisme sans but lucratif de sport amateur, Karate Canada (KC) est responsable de l’administration du karaté au Canada. Dans le cadre des activités liées à ses programmes et à ses services, KC peut collecter des renseignements personnels; il a donc élaboré la présente politique afin d’informer les personnes concernées de l’engagement soutenu dont il fait preuve afin d’assurer que les renseignements personnels collectés dans le cadre de ses activités demeurent exacts et confidentiels.

Que sont les renseignements personnels?

L’expression « renseignements personnels » s’applique à toutes les informations, quels que soient leur forme ou leur support, concernant une personne identifiée ou une personne dont l’identité peut être devinée ou établie à partir de ces informations, à l’exception des coordonnées commerciales (p. ex., nom, titre, adresse d’entreprise). La présente politique ne vise pas les données cumulatives à partir desquelles il est impossible d’établir l’identité d’une personne. KC se réserve le droit d’utiliser les données cumulatives à toute fin qu’il juge appropriée.

Pourquoi KC collecte-t-il des renseignements personnels?

KC peut utiliser les renseignements personnels qui lui sont fournis verbalement ou par écrit (y compris par l’intermédiaire des médias électroniques) aux fins suivantes :

Administrer les compétitions de karaté et tout ce qui touche au sport;
Enregistrer les renseignements des participants;
Organiser des activités de formation professionnelle et de réseautage;
Gérer ses relations et communiquer avec ses membres et adhérents;
Répondre aux exigences juridiques et réglementaires;
D’autres fins compatibles.

Les renseignements personnels exigés par KC varient en fonction des services fournis.

Comment les renseignements personnels sont-ils collectés et utilisés par KC?

Seuls les renseignements personnels qui répondent à des besoins jugés raisonnables en l’occurrence et qui sont nécessaires pour fournir des services ou de l’information aux membres et aux adhérents seront collectés, utilisés et divulgués par KC. KC a uniquement recours à des méthodes équitables et licites pour collecter les renseignements personnels.

KC n’utilise les renseignements personnels qu’aux fins qui sont décrites dans la présente politique; aucun renseignement personnel obtenu par KC ne sera autrement vendu, commercialisé, troqué, échangé ou divulgué moyennant rétribution.

Situations dans lesquelles KC peut divulguer des renseignements personnels

KC peut divulguer des renseignements personnels aux parties énumérées ci-après :

Bailleurs de fonds publics de KC;
presse écrite et électronique en lien avec des programmes de prix et de reconnaissance;
personnes ou organismes qui conseillent KC ou lui fournissent des services;

Dans le cas où des renseignements personnels de nature délicate sont soumis à KC, ce dernier ne divulguera pas lesdits renseignements à moins qu’ils ne s’avèrent nécessaires pour que KC fournisse ses services à un participant ou un organisme partenaire. Si KC divulgue des renseignements personnels à des organismes qui fournissent des services pour son compte, il exigera que ces organismes utilisent lesdits renseignements aux seules fins de fournir des services à KC, aux participants, aux organismes partenaires ou à la personne concernée et exigera également qu’ils prennent les mesures de sécurité appropriées pour protéger ces renseignements personnels.

Si des renseignements personnels sont susceptibles d’être transférés à un autre organisme en prévision d’une fusion ou d’une restructuration de l’ensemble ou d’une partie de KC, KC n’effectuera ledit transfert qu’à la condition que les parties aient conclu une entente en vertu de laquelle la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements (y compris les renseignements personnels) sont restreintes aux fins qui sont liées à la transaction, y compris pour établir s’il y a lieu ou non de procéder à la transaction, et sont utilisées par les parties pour effectuer et finaliser la transaction.

Il faut noter que, dans certaines circonstances, l’utilisation et/ou la divulgation de renseignements personnels peut être justifiée ou permise, et que KC peut se voir obligée de divulguer ces renseignements sans consentement. Des exemples figurent ci-dessous :

lorsque les renseignements sont exigés par la loi ou par une ordonnance ou une prescription de la cour, d’un organisme administratif ou d’un tribunal gouvernemental ayant autorité sur KC;
lorsque KC estime, en se fondant sur des motifs raisonnables, que les renseignements sont nécessaires pour protéger les droits, la confidentialité, la sécurité ou la propriété d’une personne ou d’un groupe pouvant être identifiés;
lorsque les renseignements sont nécessaires afin de calculer ou de percevoir des sommes dues à KC;
lorsque les renseignements sont nécessaires pour permettre à KC d’exercer des recours existants ou pour restreindre tout dommage pouvant être causé à KC;
lorsque les renseignements sont déjà de nature publique.

Si KC se voit dans l’obligation, ou a la permission, de divulguer des renseignements sans consentement, il ne divulguera pas d’autres informations que celles qui lui ont été demandées.

Consentement

À moins que la loi ne le permette, aucun renseignement personnel n’est collecté sans l’obtention préalable du consentement de la personne concernée par la collecte, l’utilisation et la diffusion dudit renseignement. Cependant, il est possible que KC demande un consentement dans le but d’utiliser et de divulguer des renseignements personnels après que ceux-ci aient été collectés si KC souhaite utiliser lesdits renseignements à des fins qui ne sont pas identifiées dans la présente politique, qui n’ont pas été mentionnées auparavant ou pour lesquelles la personne concernée n’a pas préalablement donné son consentement.

En fournissant des renseignements personnels à KC, vous acceptez et consentez à ce que celui-ci collecte, utilise et divulgue lesdits renseignements conformément aux dispositions de la présente politique. En outre, lorsque cela s’avère pertinent, il est possible que KC demande une autorisation ou un consentement spécifique.

Dans la plupart des cas, et sous réserve de restrictions légales et contractuelles, tout adhérent est libre de refuser ou de retirer son consentement en tout temps, pourvu qu’il en avise KC dans un délai raisonnable. Il faut noter que, dans certaines circonstances, certains services ne peuvent être offerts que si les renseignements personnels sont fournis à KC. Par conséquent, si vous choisissez de ne pas fournir à KC les renseignements personnels qu’il demande, il est possible qu’il ne soit pas en mesure de vous offrir les services désirés. KC vous informera des conséquences liées au retrait du consentement.

Exactitude et détention des renseignements personnels

KC s’efforce d’assurer que tous les renseignements personnels qui lui sont soumis et qui se trouvent en sa possession sont suffisamment exacts, actuels et complets pour satisfaire aux besoins qui nécessitent leur utilisation. Si KC découvre que des renseignements personnels sont inexacts, incomplets ou périmés, il révisera lesdits renseignements et, si cela s’avère nécessaire, il fera de son mieux pour aviser les tierces parties à qui il a fourni les renseignements inexacts afin que celles-ci puissent également corriger leurs dossiers.

KC ne détient les renseignements personnels que pendant la durée nécessaire à la satisfaction des besoins pour lesquels ils ont été collectés. Le temps de détention des renseignements varie en fonction du service et de la nature des renseignements. La période de détention peut être supérieure à la durée des relations entre la personne qui fournit les renseignements et KC; néanmoins, KC ne détiendra les renseignements que pendant la période où il aura besoin de posséder suffisamment d’informations pour répondre à toute question qui pourrait être soulevée à une date ultérieure.

Lorsque KC n’a plus besoin des renseignements personnels, il a recours à des procédures établies pour les détruire, les supprimer, les effacer ou les transformer de manière à préserver l’anonymat.

Protection des renseignements personnels

KC s’efforce de garder ses bureaux et ses installations de stockage d’information sécuritaires sur les plans physique, technique et des procédures afin d’éviter toute perte, mauvais usage, accès non autorisé, divulgation ou modification des renseignements personnels.

Cela s’applique également aux méthodes d’élimination et de destruction de renseignements personnels de KC.
En outre, KC offre une protection accrue des renseignements personnels en restreignant l’accès à ces renseignements aux seuls employés qui, de l’avis de la direction de KC, doivent connaître cette information dans le but d’être en mesure d’offrir les produits ou les services de KC.

Si un employé de KC fait un mauvais usage de renseignements personnels, cela sera considéré comme une faute grave et des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’à la mise à pied pourront être prises. Si une personne ou un organisme fournissant des services à KC ou pour le compte de celle-ci fait un mauvais usage de renseignements personnels, cela sera également considéré comme une faute grave et des mesures pouvant aller jusqu’à la résiliation de l’entente liant ladite personne ou ledit organisme à KC seront prises.

Accès aux renseignements personnels

KC autorise un accès raisonnable et un droit de révision des renseignements personnels qu’il détient au sujet d’une personne par ladite personne; KC s’efforcera de fournir les renseignements demandés dans un délai raisonnable, habituellement au plus tard 30 jours après réception de la demande. Afin d’éviter que des prétextes frauduleux soient invoqués pour accéder aux renseignements, il est possible que KC demande suffisamment d’informations lui permettant de confirmer que la personne qui fait la demande est autorisée à le faire avant de lui donner accès aux renseignements ou de lui permettre d’effectuer des corrections.

KC fournira les renseignements qui figurent dans ses dossiers sous une forme facile à comprendre. KC se réserve le droit de ne pas modifier les renseignements personnels mais il fournira en pièce jointe tout texte supplémentaire jugé approprié par la personne concernée.

KC se réserve le droit de refuser de donner accès aux renseignements personnels lorsque les informations demandées :

pourraient entraîner la divulgation de renseignements personnels, y compris d’opinions, concernant une autre personne ou quelqu’un qui est décédé;
sont assujetties au secret professionnel ou au privilège relatif au litige;
ne sont pas facilement accessibles et nécessiteraient un travail ou un coût disproportionnés par rapport à la nature ou à la valeur de l’information;
n’existent pas, ne sont pas détenues par KC ou ne peuvent pas être trouvées par celui-ci;
pourraient empêcher ou nuire à l’application de la loi et à d’autres activités d’enquête ou de réglementation mises en œuvre par un organisme habilité à le faire par la loi;
n’ont pas à être divulguées ou ne doivent pas être divulguées en vertu d’une loi applicable.

Si KC ne peut pas ou n’a pas à divulguer les informations, il informera la personne qui a fait la demande des motifs qui l’empêchent de le faire.

Questions liées à la confidentialité

KC n’exige pas de frais pour vérifier ou corriger les renseignements personnels; cependant, selon les lois applicables, il est possible qu’un montant minimal doive être déboursé pour l’obtention d’une copie de dossier.

Si vous avez des questions au sujet de : (i) l’accès aux renseignements personnels; (ii) les principes de KC concernant la collecte, l’utilisation, la gestion ou la divulgation de renseignements personnels; ou (iii) la présente politique, veuillez communiquer avec le directeur général de KC par téléphone ou courriel aux coordonnées de KC.

KC enquêtera sur toutes les plaintes qui lui sont présentées et, si une plainte s’avère justifiée, elle prendra toutes les mesures raisonnables pour régler la question.

Approuvé par le CA le 25 avril 2016 v-160425